Удешевление контроля на скледе

Удешевление контроля дает возможность снизить затраты по содержанию запасов. Скрупулезный учет каждой товарной позиции, находящейся на складе, обходится предприятиям чересчур дорого. Он мало обоснован с экономической точки зрения. Рациональное управление запасами основывается на меньшем надзоре за товарами с невысокой стоимостью и тщательном внимании к дорогостоящим. Такая позиция подтверждается многолетней практикой.

Сотрудники складов зачастую выявляют, что контроль за запасом недорогой продукции, например, небольших металлических деталей, забирает аналогичное количество времени, что и та же работа в отношении дорогих товаров. Даже неспециалисту понятна нерациональность такого подхода.

Исследования, проведенные в Великобритании, выявили, что основополагающая масса проводок в бухгалтерской документации, отражающей состояние запасов, приходится на бюджетный сегмент. Это при том, что в обороте товаров и стоимости запасов недорогая продукция составляет очень небольшую долю.

Сделав частичный анализ, специалисты обнаружили следующее:

• На продукцию, чья стоимость была ˂ 0,35 £ за единицу, приходилось 30,0% товарных позиций, находящихся на хранении, 40,0% проводок в документации, отражающей состояние запасов. При этом такие товары составляли лишь 1,60% объема продаж и 5,0% стоимости запасов.
• Компания систематически делала инвентаризацию всей продукции. По итогам нескольких проверок бухгалтерия подсчитала, что учет дешевых изделий очень затратен. Он обходился дороже стоимости продукции. Когда контроль за недорогими товарами прекратился, издержки по содержанию запасов сократились более чем втрое.

Если компания практикует годовую инвентаризацию запасов, то главный акцент ставится на товары групп, на которые приходится самая высокая доля общей стоимости запасов. В отношении группы дешевых изделий применяется другой принцип. Здесь оптимально верить сведениям, указанным в карточках учета, где отражается состояние их запасов.

На многих иностранных складах применяются недорогие и легкие способы контроля. Это целесообразно и выгодно. Используя принцип оптимальной величины заказа, специалисты определяют, что дешевую продукцию надо заказывать реже, но в крупных размерах.

Для этого применяют, в частности, упрощенный метод визуального контроля запасов. Его алгоритм таков – запасы каждого вида продукции делятся на 3 группы и располагаются в общей ячейке. Потом они отделяются посредством перегородок или укладываются в тару – мешки/коробки. Каждая группа помечается разными цветами:

• Красным обозначается минимальный резерв;
• Желтым – уровень заказа;
• Зеленым – наличие количества, превышающего уровень заказа.

Потом на ячейке или прямо на партии продукции прикрепляется карточка, где указываются следующие сведения:

1. Код товара;
2. Местоположение;
3. Категория;
4. Название;
5. Сведения об утвержденных для этого вида продукции уровнях запаса.

После этого остается всего лишь отслеживать движение товаров. Для того, чтобы сделать пополнение запасов, не нужны никакие операции вплоть до того времени, пока не начинают выбираться изделия, расположенные в сегменте, обозначенном желтым цветом. Тогда контрольная карточка вынимается и вручается сотруднику, занимающемуся учетом запасов. Тот делает заказ.

После его получения карточка, где указано о приходе товаров, прикрепляется к ячейке. Когда начинает выбираться продукция, расположенная в красной секции, контрольная карточка вновь поступает к сотруднику, занимающемуся контролем запасов. Она вторично напоминает о том, что резервы необходимо пополнить.

Если заказ, сделанный ранее, выполнить в ближайший период времени невозможно, то размещают экстренный заказ либо предпринимают прочие меры.

Склады небольшого размера, в основном отделения одного посредника, используют несложный метод пополнения запасов. Его называют «системой авансирования». Также он известен под термином «пополнение количества за количество». Применение данного способа характерно тем, что в каждой складской ячейке есть стопка специальных талонов. Они состоят из 2 идентичных частей. Когда по заявке заказчика продукция пакуется, берут 1 талон и проставляют в нем реализуемое количество товара. Это делается в обеих частях документа.

Далее один фрагмент прикладывается к копии счета и отправляется в отдел бухгалтерии. Вторая часть талона направляется на основной склад, сообщая о расходе товара.

Там на основании полученной информации укомплектовывают очередную партию продукции, отгружая ее на филиал в ближайшее, удобное для транспортировки время.

Естественно, что в данном случае весь учет сосредотачивается на основном складе. Это дает возможность экономить на контроле запасов в отделениях. Примером эффективности внедрения «системы авансирования» может стать бельгийская компания «Dˊleteren Auto», продающая запчасти к «Фольксвагенам». В ее отделениях были ликвидированы должности 7 кладовщиков. На их местах стал работать менее квалифицированный персонал с более низкой зарплатой. Он выполнял операции с талонами и без проблем формировал товар.

Иногда на складах применяют систему кодирования цветом. Она состоит в том, что каждая, только что поступившая единица продукции метится небольшим значком установленного цвета. Отметка определяется для каждого периода времени – в данном случае года хранения и квартала – и имеет индивидуальную окраску. Для того, чтобы нанести такие элементарные обозначения, много времени не надо. Но их наличие позволяет быстро определить срок хранения товара.

При применении кодирования цветом продукция, наиболее долго хранящаяся на складе, «идет в дело» в первую очередь. Помимо этого с течением времени метки позволяют обнаружить товары с нулевым движением. Это имеет особенно важное значение для дешевых видов продукции, по которым не ведется контроль запасов.

Источник наиболее рационального управления запасами нередко заключается в том, чтобы меньше контролировать бюджетную продукцию, сконцентрировав внимание на самой дорогостоящей. Нередко учет дешевых товаров, о чем было сказано выше, обходится дороже, чем их стоимость.

Поэтому контроль запасов необходимо сосредоточить там, где его применение рационально. То есть на дорогостоящей продукции. В качестве примера можно привести статистику одной фирмы. Ее специалисты обнаружили, что ¾ номенклатурного состава запасов предприятия представляет лишь 4,5% их общей стоимости.