Предупреждение хищений на складе

В процессе деятельности по распаковке и упаковыванию в складском помещении товаров случаются их расхищения, а также в момент поставки груза перевозчику либо от перевозчика могут похитить целые грузовые места. Указанные хищения чаще всего принимают за недостачу, что приводит к длительному спору между приобретателем товара и его поставщиками.

В некоторых случаях осуществляют кражу товара прямо из ячейки, рассчитывая при этом, что наличие в ней большого числа товаров скроет пропажу или отсрочит её обнаружение на длительное время.

Известны случаи участия администраторов различных уровней в хищении товаров со склада. Так, одним из способов хищения, применяемых ими, является завладение товаром под видом направления его на исследование качества либо испытания.

Характерным для руководителей приемом хищения средств с хозяйственной организации выступают приписки мнимо приобретенной продукции якобы в дальнейшем истраченной на внутренние нужды предприятия, осуществляемые в соучастии с поставщиком товара.

Способствует распространению краж свободный выход со складского помещения. В связи с чем, при появлении угрозы хищений следует обеспечить проведения личного досмотра выходящих со склада работников и их вещей, осмотр автотранспорта покидающего складскую территорию. Данные мероприятия должны быть предусмотрены в коллективном договоре либо в отдельном соглашении между администрацией и профсоюзом работников.

Практика противодействия кражам со складских помещений указывает на групповой характер таких правонарушений, что обусловлено спецификой доступа к товарным ценностям. Следовательно, порядок визирования расходной и приходной документации должен предусматривать помимо подписи кладовщика на накладных еще и подпись бухгалтера. Кроме этого, формирование заказов, подлежащих отгрузке поручается работникам, которые не имеют отношение к процессу приемки товара.

В документообороте должно фиксироваться все закупаемые материалы и товары даже если они и не поступают на склад. Важно установить мониторинг за денежной оценкой материалов и их списанием с баланса предприятия. При этом ревизия за внутренним перемещением материальных ценностей охватывает сверку сумм, указанных в сопроводительной документации (внутренних накладных, счетах, чеках, актах-справках), карте складского учета, приходном ордере. Если материалы отпускаются на сторону, с целью реализации, переработки или использовании на производстве, проводится сверка сумм в расходной документации (расходная накладная) с суммой в карточке (при соответствующих расходах) или сравнение делается с указанными в отчетных документах о производстве продукции (выполнении работ) её стоимостью. Следует обращать внимание на правильность составления таких отчетов и проводить контрольную сверку внесенных в них данных с введенными на предприятии нормами, в связи с тем, что эти ведомости представляют собой базисную документацию для снятия материалов с балансового учета. Помимо этого, в рамках проверки учета материалов необходимо сопоставлять число материалов с их денежной калькуляцией, а также ценовое соответствие.

Должно осуществлять периодически повторяющиеся внеплановые избирательные инспекции на предмет соответствия количества товарной номенклатуры информации, зафиксированной в учете. Такие контрольные мероприятия обязаны осуществлять представители постоянно действующей инвентаризационной комиссии, которая формируется из сотрудников предприятия не трудящихся на складском хозяйстве.

Руководящий состав предприятия обязан строго соблюдать правила документооборота, в частности, никому не передавать незаполненные, но подписанные и имеющие оттиск печати листы бумаги, формуляры, иную документацию. С целью предотвращения несанкционированного внесения в документ после его визирования дополнений, оттиск печати предприятия помещается на строчку с подписями директора и главного бухгалтера.

Соблюдение администрацией вышеприведенных правил исключает возможность проведения несанкционированных хозяйственных операций на предприятии, применение неутвержденных и незарегистрированных документов.

Учитывая тот факт, что большинство финансовых операций между хозяйственными организациями происходит безналичным расчетом и в этой сфере распространены правонарушения, следует проводить тщательный мониторинг банковских транзакций. Из таких злоупотреблений чаще всего встречается краткосрочные займы сторонним организациям за отдельный гонорар, к примеру бухгалтеру. Помимо этого, финансовые средства могут быть переведены на счет иной организации чем требовалась либо ими могут оплатить личные обязательства, либо перевести их на счета фиктивных предприятий или подставных лиц. С целью предотвращения таких ситуаций платежные поручения визируются руководителем исключительно после их заполнения и оценки оснований для перевода средств. Финансовый контроль также подразумевает изучение отчетов о движении на расчетном счету. При этом проводится сверка датирования отчетных ведомостей, устанавливается их комплектность (каждая выписка содержит кроме даты её создания дату предыдущего отчета). Проверяется совпадение баланса средств на начало дня с суммой, зафиксированной в конце предыдущего дня. Таким образом устанавливается непрерывность перечислений средств. Далее изучаются документы, ставшие основанием для перечислений, сопоставляются указанные в них суммы с суммами отчетных выписок. Они же сличаются с информацией в книге учета платежных поручений (суммы, реквизиты), которая должна им соответствовать. Вместе с этим, документация, ставшая основанием для перечислений – договора, счета-фактуры, акты приёма-передачи товара (работ, услуг), накладные, содержит данные о сумме денежных средств, подлежащей сравнению с фактическими сведениями о движении финансов на банковском счету. Не оставляются без внимания и чеки, применявшиеся для расчетов. К каждому чеку обязана прилагаться первичные материалы.

Чистый остаток финансов (сальдо), зачисленных на расчетный счет при завершении отчетного периода обязано совпадать денежной сумме, указанной в выписке за этот же день, а также разнице кредита и дебета за этот временной интервал. Данное значение фиксируется в строке «расчетный счет» актива баланса предприятия.

В случае недостаточного надзора за банковскими перечислениями, чрезмерного доверия, оказываемого главному бухгалтеру может иметь место несанкционированное финансирование подрядчиков и поставщиков, влекущее причинение непосредственного вреда деятельности предприятия. В связи с чем, необходимо пристальное внимание процессу акцептования выставленных подрядчиками и поставщиками счетов. Следует обращать внимание на соответствие форм выставленных контрагентами счетов форме, установленной соглашением с ними. При обнаружении расхождения информации, содержащейся в первичной документации фактическому количеству, качеству товара, подлежат проверке акты приема-передачи товара

Каждый выставленный счет включается в общий учет, а в случае применения плановых платежей учет ведется обособленно по всем подрядчикам и поставщикам, что дает возможность выявления невыполненных денежных обязательств посредством анализа бухгалтерских регистров.

Игнорирование проведение мониторинга транзакций по зарплате может привести к необоснованному повышению сумм для выплат, перечисление денег подставным лицам, иным финансовым правонарушениям. Для недопущения таких нарушений следует проверять основания начисления зарплаты, визировать ведомость для выплат только при полном её заполнении и указании итоговой суммы.

Списанные по негодности к применению и подлежащие уничтожению товары могут незаконно обогатить определенных лиц. С целью предупреждения таких правонарушений на предприятии формируется инвентаризационная комиссия, в функциональные обязанности которой включают не только процесс инвентаризации, но и установление стоимостной оценки ликвидируемых материалов, а также желательность их уничтожения. При визировании актов о ликвидации товара, обязательно оценивается заключение инвентаризационной комиссии, договора по которым приобретался данный товар, иная документация на данный товар. Следует установить за данной деятельностью текущий контроль, в том числе и за ведением учета списанного товара.

Кроме этого важно создать другие условия, противодействующие любым видам хищений на предприятии. Так, для предупреждения хищений малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), противоправного их списания как израсходованных материалов на производстве необходимо контролировать соблюдение норм их расходования, акты их списания визировать лишь после оценки правильности составления заключений инвентаризационной комиссии.

Хранение МБП осуществляется на складе, с целью создания возможности мониторинга их получения и использования. При этом применяются ведомости складского учета МБП, личные бланки учета специальной одежды и обуви, в которых отражается первоначальная стоимость МБП, состояние этих материалов, включая износ, ФИО ответственного за них лица, причина списания. Акт списания МБП обязательно визируется руководителем предприятия. Контроль за списанием МБП подразумевает также сверку общей суммы этих материалов за определенный период с их суммарной стоимостью, зафиксированной в карточках учета МБП.